La Société Minière Georges Montagnat (SMGM) cherchait à simplifier ses processus HSE (Hygiène, Sécurité et Environnement) et à optimiser la gestion de ses sous-traitants. Son objectif ? Gagner du temps tout en offrant une expérience utilisateur plus moderne et fluide. En collaboration avec Tealforge, une plateforme sur mesure a été créée pour transformer ces défis en opportunités.
Les défis à relever
SMGM faisait face à des processus lourds et répétitifs, notamment pour :
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- Le passage des inductions de sécurité :
effectuées manuellement, les personnes entrants sur site devaient venir dans les locaux pour valider leur induction.
- Le passage des inductions de sécurité :
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- Le dépôt des plans de prévention par les sous-traitants :
Leur validation impliquait des échanges multiples avec les entreprises sous-traitantes pour récupérer de nombreux documents et informations obligatoires.
- Le dépôt des plans de prévention par les sous-traitants :
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- La transmission de documents règlementaires :
SMGM devait régulièrement transmettre aux sous-traitants des documents pouvants être mis en téléchargement.
- La transmission de documents règlementaires :
En réponse à ces problématiques, nous avons proposé une solution digitale innovante et intuitive, co-construite au fil de l’eau avec le client.
Les solutions apportées par TealForge
1. Inductions 100% en ligne
Sur la base des présentations PPT initialement fournies par le client, nous avons recréé l’ensemble de l’induction via un module e-learning complet et interactif. Les visiteurs peuvent désormais suivre leur induction sécurité en toute autonomie.
Les « cours » sont fait pour être rapides et ludiques :
- Des slides courtes et synthétiques
- La possibilité d’écouter le cours (voix-off enregistrée)
- Des vidéos pédagogiques pour rendre les contenus plus engageants.
- Des quizzs pour valider les connaissances.
Une fois l’ensemble des chapitres validés, le visiteur reçoit un email avec son attestation en PDF, ainsi que la date de son expiration (le client a la possibilité de rendre la validation automatique ou manuelle). 30 jours avant l’expiration de l’induction, un email de rappel est envoyé au visiteur pour l’inciter à renouveler le processus.
Côté administration, le backoffice permet de suivre l’activité :
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- Suivi détaillé des inductions (validées, expirées, en cours).
- Statistiques en temps réel pour le suivi et le reporting.
- Possibilité de mettre à jour les contenus e-learning en un clic.
2. Gestion des plans de prévention
La gestion des plans de prévention a également été transformée. Désormais, les sous-traitants SMGM peuvent les déposer directement en ligne avec l’ensemble des documents nécessaires via un formulaire adapté.
Le suivi est également intégré au backoffice, où SMGM peut retrouver l’ensemble des plans de prévention, les valider et les annuler. Par ailleurs, comme pour les inductions, la société sous-traitante est notifiée si son plan de prévention arrive à expiration.
3. La mise en place d’un « Espace entreprise »
En complément, nous avons intégré au site un espace dédié aux sous-traitants SMGM dans lequel ils peuvent effectuer des actions complémentaires :
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- Consulter et télécharger des documents selon les sites miniers d’intervention.
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- Consulter les employés de leur société ayant passé une induction, et voir leur statut (active ou expirée).
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- Créer des comptes pour leurs salariés afin qu’ils passent l’induction en ligne sans avoir besoin de s’inscrire sur la plateforme.
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- Et bien sur la possibilité de déposer et modifier un plan de prévention.
Des résultats concrets et immédiats
Le déploiement de cette plateforme a rapidement transformé la gestion des processus HSE chez SMGM ! Après plusieurs mois de production, et plus de 290 inductions passées en ligne, le résultat est très positif :
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- Gains de temps considérables pour le service HSE qui peut redéployer ce temps sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.
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- Autonomie renforcée des sous-traitants et visiteurs qui gèrent eux-mêmes leurs démarches en ligne, sans intervention systématique du service HSE.
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- Modernisation de l’image de la SMGM : La digitalisation positionne l’entreprise comme un acteur innovant dans le secteur minier.
Les défis rencontrés
Lors du déploiement de la plateforme, certains défis techniques ont nécessité des ajustements rapides pour garantir une expérience utilisateur fluide. Par exemple, de nombreux visiteurs ne disposant pas d’adresse email personnelle, nous avons développé une solution permettant de créer des emails temporaires. Ces derniers étaient utilisés pour générer les documents nécessaires, ensuite transmis à un référent dans leur entreprise.
Par ailleurs, le temps de chargement des modules e-learning était initialement trop long en raison de la taille des fichiers vidéo et image. Nous avons réduit les contenus au strict nécessaire, compressé les médias et hébergé les vidéos sur YouTube pour offrir un accès rapide, même dans des zones à faible connectivité.
Les technologies et solutions utilisées : base WordPress + API Airtable
Le site et l’ensemble des cours a été réalisée sur une base CMS WordPress (l’agence Tealforge est spécialisée dans la construction de sites WordPress 100% customisés). Le suivi des inductions et plans de prévention est géré via Airtable, connecté au site via l’API Rest Airtable, permettant une synchronisation en temps réel et une vue détaillée des statuts.
Pour les notifications emails et SMS automatiques, nous effectuons le routage via Brevo, dont la délivrabilité est très fiable.
Enfin, des développements personnalisés en PHP et JavaScript ont permis d’ajuster les fonctionnalités custom pour répondre précisément aux besoins spécifiques de la SMGM.
Un projet pilote adaptable à vos besoins
Ce projet, conçu comme un pilote en collaboration avec SMGM, a été pensé pour s’adapter facilement à d’autres entreprises minières. Deux modèles de déploiement sont possibles :
- Mode on-premise : Une plateforme dédiée, installée sur vos serveurs, avec un forfait d’investissement initial + la maintenance annuelle.
- Mode SaaS : Une solution hébergée, à vos couleurs, avec un abonnement flexible et des coûts variables par induction validée.
Une plateforme similaire peut être déployée en 3 mois en moyenne.
📞 Prêt à franchir le pas ? Contactez-nous pour une démo personnalisée et découvrez comment nos solutions peuvent transformer vos défis en succès !
